Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Referentieblad en plattegrond’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Capaciteitsinventaris’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Kan dezelfde capaciteit fysiek worden gerealiseerd?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Vijf kamers referentie komt uit op 20 afspraken. Bij drie kamers lokaal staat 12 afspraken. Het verschil bedraagt 8 afspraken in neerwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Referentieblad en plattegrond’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Capaciteitsinventaris’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Tel behandelkamers». Registreer bij «Vijf kamers referentie» de waarde 20 afspraken. Registreer 12 afspraken op een afzonderlijke regel voor «Drie kamers lokaal». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Referentieblad en plattegrond. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Controleer de afspraakduur’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Capaciteitsinventaris’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Geef aan wat je zelf hebt waargenomen en waar je nog een gesprek of document voor nodig hebt. Bij de vraag ‘Tel behandelkamers’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de prognose gebruikt omzet van een groter pand. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Referentieblad en plattegrond’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over tel behandelkamers zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor franchisekandidaat en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
